Cómo teletrabajar desde casa. Este es el secreto del éxito

Desde 2011 trabajo desde casa o desde cualquier sitio donde pueda conectar el portátil a internet. En estos años he cometido muchísimos errores hasta que, harto de una situación insostenible de exceso de trabajo y problemas de salud, decidí aprender cómo trabajar mejor. Desde hace 2 años trabajo unas 400 horas al año (¡al año!), y gano bastante más que el salario medio en España. ¿El secreto? Trabajar con inteligencia y dejarme de echar horas perdiendo el tiempo delante del ordenador resolviendo marrones inexplicables. Ah, y leer libros de autores que saben lo que dicen. Aprender es la única forma de mejorar.

Mucho se está escribiendo sobre el teletrabajo, con consejos como vístete como si fueras a la oficina, no tomes cerveza antes de las 12, separa tu lugar de trabajo del sitio de ocio, y demás detalles insignificantes para hacerte más cómodo el trabajo en casa pero no sacan su verdadero potencial. El teletrabajo solo es posible si realizas todo a través de un ordenador o móvil conectado a internet, solo en ese caso puedes aplicar la estrategia que te explico a continuación.

Para teletrabajar desde casa con éxito, tienes que ponerte el objetivo de terminar el mismo o más trabajo en menos tiempo. Nada más. Optimizar tu flujo de trabajo para que consigas más en menos tiempo y no pierdas el día en pijama delante del ordenador mientras no paras de coger el teléfono. Las interrupciones y tentaciones en casa son diferentes a las de la oficina, pero mientras en la oficina el teléfono no para de sonar, los compañeros de soltar bromas (o idioteces fuera de tono), y el jefe de interrumpir en el peor momento, en casa como mucho te levantarás a picar algo (mejor si es fruta), perderás el tiempo en las redes sociales (como en el trabajo), o te entretendrás con las cosas de casa durante un rato (y ese baño limpio que has ganado).

El secreto del teletrabajo es cambiar la mentalidad con la que enfocas el trabajo. En vez de pasarte las horas en la oficina haciendo lo suficiente para que no te despidan, o para no aburrirte demasiado, en casa eres tú el responsable de gestionar tu tiempo y de hacer el trabajo de forma más óptima (esto también se debería de hacer en la oficina, pero el ambiente es más propenso a las interrupciones que tu casa).

Para conseguir esta mejora de la eficacia, la primera semana sigue la misma rutina que en el trabajo. Misma hora de entrada, parón para el pincho y hora de terminar, ducharte y vestirte como si estuvieras en la oficina. La única diferencia es que vas a contabilizar todo el tiempo que inviertes en cada tarea, desde llamadas hasta emails, trabajo para clientes, etc. Puedes usar la herramienta online gratuita Toggl para esta tarea, aunque hay muchas más. Con estos datos, vas a poder optimizar el trabajo. También vas a apuntar cómo has resuelto los problemas que han surgido, para tener tu propia base de datos de «cómo resolver marrones».

Al terminar la semana, contabiliza cuánto tiempo has invertido en cada tarea (te sorprenderá lo que saldrá, y seguramente con una distribución exponencial), e investiga y piensa cómo puedes reducir a la mitad las tareas que más tiempo te han llevado. En cuanto a las soluciones encontradas y que has apuntado, en el futuro ante estos mismos problemas puedes aplicar las mismas soluciones primero y ser más rápido en resolverlas. Lo ideal sería que toda la empresa compartiese esta información, pero esto es ciencia ficción para la mayoría de empresas en España que no entienden las ventajas del mundo digital y el conocimiento distribuido.

En el caso de reuniones por videoconferencia o teléfono, que son un agujero negro del tiempo, si superas la media hora por sesión, intenta empezar la conversación con: «solo tengo 15 minutos». Así, mágicamente habrás acortado el tiempo disponible y el interlocutor resumirá lo que quiere comunicarte, o mejor aún, te lo enviará por email para que lo resuelvas cuando puedas y sin darte rodeos.

Otro punto crítico es que automatices todo lo posible. En el trabajo dentro de la oficina tienes que seguir unos procedimientos que igual no están muy optimizados. En casa puedes experimentar cómo automatizar diversos procesos, como por ejemplo agrupar emails de un tipo para contestarlos todos seguidos dos veces al día, aislarte de toda comunicación externa durante una hora ante un trabajo que demande concentración intensa (esto lo puedes hacer en casa pero no en la oficina, aquí el jefe nunca va a interrumpirte), buscar herramientas que faciliten el trabajo (igual tienes que pagar la primera cuota de tu bolsillo para probar su efectividad), cómo transmitir información con seguridad evitando robos, depurar la forma de comunicarse dentro del equipo, o cómo crear un entorno que fomente tu creatividad y buen humor (saltar, música, dormir bien y ejercicio nunca fallan). Eso sí, no hagas como Homer Simpson cuando trabajó desde casa (Episodio 135).

La siguiente semana experimenta con las medidas que has decidido tomar para reducir el tiempo perdido en el trabajo, para comprobar cuáles funcionan (si funciona alguna), y cuáles no. Recuerda, el objetivo es estar menos tiempo trabajando produciendo lo mismo o más. Simplificar, automatizar e ir directo al grano son las únicas vías disponibles. También puedes subcontratar asistentes digitales en un país con un salario inferior, como por ejemplo Sudamérica, para que hagan tareas rutinarias de escasa formación, pero como esto requiere un tiempo de formación por tu parte hasta encontrar a los trabajadores efectivos, solo me lo plantearía ante un teletrabajo permanente. Además, puede traer problemas de confidencialidad con los datos de la empresa, así que cuidado con esta medida y aplícala a tu cuenta y riesgo.

Al aplicar las medidas para reducir el tiempo trabajo en la segunda semana, y continuando con la medición del tiempo de tus tareas, vas a tener buena información sobre cómo funcionan las estrategias que estás siguiendo en el trabajo para ser más productivo y tener más tiempo. Eso sí, como muchos jefes no entienden que un trabajador puede ser muy responsable si le dejas margen de maniobra, durante la jornada laboral establecida tendrás que estar disponible para llamadas «urgentes» y demás incordios de los superiores. No pasa nada, al estar en casa, una vez terminado el trabajo antes del tiempo necesario, puedes hacer otras cosas y estar atento a estas interrupciones «vitales para el buen funcionamiento de la empresa».

Esta técnica puede sonar a picaresca o abuso de libertad, pero es que todavía no has terminado con tu mejora del trabajo gracias a responsabilizarte en hacer más en menos tiempo.

La siguiente semana, en la que vas a ir perfeccionando la técnica de medir -> pensar cómo mejorar -> implementar, tu misión, una vez terminado el trabajo normal que tienes que hacer, es calcular cuánto dinero estás ahorrando a la empresa con tu propia optimización de los procesos, y mirar cómo puedes aplicarlo a gran escala compartiendo la información con los compañeros, o implementando mejoras a mayor escala que mejoren la producción en mínimo 10 veces.

Con esto calculado para todo el departamento donde se hace un trabajo similar, y con datos recabados de mínimo un mes, haz el cálculo extrapolando la mejora de lo ahorrado a 1 y 3 años vista, a la posible mayor carga de trabajo por tener un sistema más depurado, y le presentas el informe a un jefe con poder de decisión real (posiblemente no sea el tuyo directo, sino un superior), para indicarle cómo se pueden hacer las cosas en menos tiempo manteniendo o mejorando la productividad.

Aquí pueden ocurrir varias cosas. La más improbable es que te despidan al momento, por lo que tan solo tienes que ir a alguna de las empresas de la competencia (también en otros países) y mostrar el plan que has desarrollado para ahorrar costes y mejorar la productividad. Si no te contratan con mayor sueldo y más responsabilidad, entonces es que son muy cortos de vista porque una empresa solo busca cómo ofrecer más por menos. Una buena empresa es un sistema de optimización de los recursos, y tú has hecho exactamente eso: terminar más trabajo en menos tiempo. Optimización.

Lo más probable que ocurra es que el jefe con capacidad de decisión, si es espabilado, se interese mucho por cómo reducir gastos y tener más carga de trabajo al mismo o menor coste. Aquí puede que te de una palmadita en la espalda y ya está, o te haga responsable de cómo ir implementando algunas mejoras para aumentar la productividad de la empresa. En ese caso puedes pedir aumento de sueldo, ya que vas a tener más responsabilidad, o solicitar reducción de jornada manteniendo el salario, porque has demostrado tu efectividad cuando te dejan ocuparte de los asuntos basándote en datos medibles y no en corazonadas o intuiciones.

Y si te ha gustado esta estrategia de plantearte el trabajo, en un futuro igual puedes crear tu propia empresa digital y ser tu propio jefe, opción solo recomendable para los más osados y un poquito insensatos.

La idea con la que me gustaría que te quedaras es que el trabajo evoluciona, y somos nosotros, los propios trabajadores, los que tenemos que influir en que el trabajo sea menos penoso, adaptado a nuestra situación particular de vida, y que todo es susceptible de mejora. La tecnología digital permite ahorrar el tiempo empleado en varios órdenes de magnitud y automatizar procesos repetitivos, lo que repercute en más trabajo realizado a menor coste, y en aumentar tu ganancia por hora trabajada (también en varios órdenes de magnitud, no estamos hablando de 5€ por hora) por ser más valioso tu tiempo.

Por supuesto, para poder teletrabajar necesitas un entorno tranquilo y sin interrupciones durante varias horas, por lo que estar en casa con los niños, la televisión a todo volumen y teniendo que hacer las cosas de casa, no es la forma de trabajar y así no vas a poder hacer nada bien. Tampoco es buena idea trabajar mientras viajas si no tienes toda la mañana o toda la tarde para dedicarla al trabajo, intentar sacar un par de horas al día mientras cambias de alojamietno cada dos días es una locura en la que mejor no meterse. Necesitas total tranquilidad y espacio propio para dedicarte únicamente a trabajar más allá de contestar emails.

Ahora es tu turno, ¿has probado el teletrabajo? ¿Qué te parece?

(Como Ingeniero Informático que soy, te puedo ayudar a implantar sistemas y metodologías de teletrabajo en tu Pyme. Puedes contactar conmigo en victor@machbel.com)